Люди, які займаються бізнесом, завжди намагаються удосконалюватися. А коли в країні ввели карантинні обмеження, у зв'язку з великою кількістю захворюваності, то у компаній не було багато варіантів. Їм довелося б або закритися, або перейти на онлайн режим. Так, це досить незвично, але реально. Та ті фірми, які не злякалися, працюють й надалі як ось, наприклад, dealssign.com.
Звичайно, перейшовши на онлайн режим, довелося швидко вчитися користуватись не реальними, а електронними варіантами документів.
На що звернути увагу при переході на ЕДО?
Коли всі дії виконуються в прискореному режимі, то не виключено, що будуть помилки.
Тому, спеціалісти, які знають що таке система електронного документообігу, підготували список найбільш вживаних помилок:
-
Прагнення самостійно знайти рішення проблемі. Часто компанії витрачають свій час на пошуки можливих варіантів для розробки власного інструменту. Таким чином витрачаються не тільки сили, але й час. Тим більш, що з такими задачами, наприклад Deels, впорається за короткий проміжок часу. А самій фірмі потрібно буде ще багато часу для редагування та налаштування всього процесу, на випадок якщо вдасться його зробити.
-
Бажання перейти на новий рівень за короткий проміжок часу. Таке прагнення зрозуміле, та не обґрунтоване. Тому що починати завжди потрібно з декількох документів. Якщо щось піде не так, то виправляти потрібно буде не такий великий обсяг роботи. Варто зазначити, що даний варіант ведення документації значно збереже фінанси компанії, оскільки не потрібно витрачати гроші на пошту або кур'єра.
-
Відсутність відповідально. За кожною справою повинна бути закріплена людина, яка за неї може відповідати. Частіше це співробітники, які отримали додаткові знання в потрібній галузі. При відсутності такого процесу в компанії, не буде можливості рости та розвиватись в цьому напрямку.
-
Небажання співробітників прийняти зміни. Для того, щоб кожен хотів розширювати свої знання та навички, потрібно розмовляти зі співробітниками, та пояснювати важливість тих чи інших дій. Коли людина впевнена в тому, що такі зміни вносять корективи в її роботу та заробітну плату, до того ж приносять користь, тоді вона більш відкрита до змін.
-
Відсутність спільної думки з контрагентами. Часто саме контрагенти не розуміючи, що від них вимагають, відмовляються від будь-яких змін. Для того, щоб такого не сталось потрібно детальніше донести їм інформацію про плюси та мінуси даних процесів.
